Форма акты сверки с организациями. Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов. Кто заполняет и подписывает акт

Акт сверки, как принято, составляют организации, между которыми установлено продолжительное сотрудничество. Если одна компания отгружала другой товар, выполняла для нее работы или оказывала какие-нибудь услуги, а вторая перечисляла ей за это денежные средства, причем скорей всего округленными суммами, то почти наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. Как подтвердить эту задолженность – подписать с контрагентом взаимный акт сверки. О том, как это сделать расскажем в данной статье.

Акт сверки взаиморасчетов - это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).

Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные для определения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом - актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не "задвоены".

Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к этому (смотри п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18). Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.

Есть и еще ситуация, когда сторонам обязательно потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам. А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.

По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами - это оформление актов сверок.

Период сверки расчетов

Перед началом сверки, необходимо определить период, за который следует учитывать данные. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, тогда все просто: данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.

В случае, когда сверка между контрагентами проводится первый раз, самое правильное - включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но это бывает не так просто: операций могло быть очень много. Тогда сверку лучше провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам сверки не придут к единой сумме задолженности.

Порядок сверки

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности - формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то рекомендуем поступить по следующему алгоритму.

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Иногда акт сверки может быть подписан с расхождениями. Такие ситуации могут возникать, например, когда период, за который сверяются компании, уже «закрыт», то есть сформирована бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Отметим, что Вам не обязательно проводить сверку расчетов со всеми контрагентами. Сделайте выборку по количеству операций или по размерам сумм.

Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему составленный Вами акт. И сделайте оговорку о том, что при молчании контрагента в течение недели Вы будете считать, что он с долгом согласен. Проигнорировать такой акт Вашему партнеру будет сложно. А чтобы подобных проблем у Вас впредь не возникало, изначально в договор включайте условие о том, что сверку проводить обязательно. Также в договоре целесообразно предусмотреть детальный порядок этой процедуры

Что отражается в акте сверки

Унифицированной формы акта сверки расчетов не существует (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2). Поэтому советуем разработать свой бланк и утвердите его в качестве приложения к учетной политике.

Приведем список реквизитов, которые должен содержать акт сверки расчетов:

1) наименование документа;

2) период, за который проводится сверка;

3) наименования сторон;

4) даты подписания акта;

5) реквизиты договора, по которому проводится сверка;

7) суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;

8) начальное и конечное сальдо в денежном выражении;

9) подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;

10) печати сторон.

Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта.

Далее должны фигурировать данные, которые Вы сверяете. То есть, с одной стороны, это показатели Вашего учета. А с другой - информация Вашего контрагента. Руководствуйтесь тем, что в учете контрагентов операции по одному и тому же договору отражаются зеркально. Так, если у Вас в учете значится дебиторская задолженность, то у контрагента будет кредиторская. В налоговых терминах это будет приход и расход.

Кто подписывает акт сверки?

Акт сверки составляют в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.), либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Судебная практика. Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (Определение ВАС РФ от 30.01.2013 N ВАС-48/13).

Суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.

Судебная практика. Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (Определение ВАС РФ от 09.01.2013 N ВАС-17480/12).

Даже главный бухгалтер не является лицом, имеющим право выступать от имени предприятия без доверенности.

Судебная практика. При отсутствии в деле доверенности, подтверждающей полномочия главного бухгалтера, его подпись на акте сверки не является признанием долга ответчиком, а сам акт - основанием для перерыва течения срока исковой давности (Определение ВАС РФ от 21.08.2013 N ВАС-11147/13).

"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", N 9, 2004

Акт сверки расчетов (акт сверки взаиморасчетов) - документ, который подтверждает долговые обязательства предприятия торговли или общественного питания.

Действующим законодательством форма акта сверки расчетов не предусмотрена. Это означает, что предприятия торговли или общественного питания могут разрабатывать формы актов сверки расчетов самостоятельно. Вместе с тем согласно п.1 ст.9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые предприятием торговли или общественного питания, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, в том числе акт сверки расчетов, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

К порядку оформления акта сверки расчетов существуют и другие требования. Согласно п.3.11 ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (далее по тексту - ГОСТ), датой акта является дата события. При этом документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 сентября 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.09.05.

На основании п.3.12 ГОСТ регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению предприятия торговли или общественного питания индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Акт сверки взаимных расчетов составляется двумя организациями. При этом регистрационный номер такого документа (составленного совместно двумя и более организациями) состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон акта, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В соответствии с п.3.22 ГОСТ в состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Пример 1 .

Вице-президент
Торгового дома Личная подпись В.А. Петрухин

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего акт сверки расчетов, относительно самой длинной строки.

Пример 2 .

Исполнительный директор Личная подпись С.А. Матросов
ООО "Кафе Х"

Акт сверки расчетов должен подписывать главный (старший) бухгалтер организации. При подписании акта сверки расчетов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. На практике бывает, что сверку расчетов по поручению руководства производит работник организации с выездом к контрагенту. В этом случае он один сможет подписать акт сверки расчетов, только если будет уполномочен доверенностью от руководителя организации. Напомним, что порядок оформления такой доверенности установлен в п.5 ст.185 ГК РФ.

Пример 3 .

Директор ресторана Личная подпись К.В. Соткин
Главный бухгалтер Личная подпись Е.В. Крюкова

Учитывая тот факт, что акт сверки расчетов является двухсторонним документом, он должен быть подписан должностными лицами обоих контрагентов, между которыми производится сверка расчетов. При подписании акта сверки расчетов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Пример 4 .

Генеральный директор Директор
супермаркета столовой
Личная подпись Б.Г. Фемидов Личная подпись М.И. Игнатов

Кроме того, согласно п.2.3.1.11 "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", утвержденной Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. N 33 (далее по тексту - Приказ N 33), все экземпляры актов сверки расчетов должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. При этом если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте акта сверки расчетов, отсутствует, то акт подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего акт, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать акты сверки расчетов с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Акт сверки расчетов необходимо скрепить печатью предприятия торговли или общественного питания. Согласно п.3.25 ГОСТ оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. На основании п.2.3.2.6 Приказа N 33 оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего акт сверки расчетов.

В практике работы предприятий торговли и общественного питания акты сверки расчетов чаще всего составляются в следующих случаях:

1. при инвентаризации расчетов с контрагентами;
2. перед проведением взаимозачета;
3. для признания долга с целью перерыва течения срока исковой давности.

Рассмотрим указанные случаи более подробно.

Инвентаризация расчетов с контрагентами

Согласно ст.12 Закона о бухгалтерском учете предприятия торговли и общественного питания ежегодно должны проводить инвентаризацию расчетов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами оформляется акт сверки расчетов. Акт сверки расчетов оформляется по каждому дебитору и каждому кредитору в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии предприятия торговли или общественного питания, второй направляется предприятию, с которой производилась сверка.

Инвентаризация расчетов с контрагентами может привести к тому, что на основании п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета предприятие торговли или общественного питания сможет списать дебиторскую задолженность, по которой срок исковой давности истек, а также другие долги, нереальные для взыскания.

Согласно п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

Контроль за состоянием дебиторской задолженности на предприятии рекомендуется осуществлять посредством ежемесячного составления актов сверок. Акт сверки расчетов является эффективным инструментом контроля за дебиторской задолженностью, так как с одной стороны напоминает дебитору о числящейся за ним задолженности, а с другой позволяет вовремя выявить расхождения в учете кредитора и должника и тем самым избежать возникновения конфликтов, нередко заставляющих стороны договора идти в суд.

В случае отказа должника выверить задолженность или при возникновении разногласий, устранение которых по обоюдному согласию сторон невозможно, отношения, как правило, урегулируются в претензионном или судебном порядке.

Обязательность регулярной сверки расчетов предусмотрена и отраслевыми нормативными правовыми актами. Так, согласно Правилам применения, обращения и возврата многооборотных средств упаковки, утвержденных Постановлением Госснаба СССР от 21 января 1991 г. N 1, сверка сторонами взаимных расчетов производится по итогам каждого квартала по согласованному графику, а с покупателями в районах Крайнего Севера и других отдаленных районах - в сроки, определяемые в договорах на поставку.

Перед проведением взаимозачета акт сверки расчетов составляется для того, чтобы зафиксировать взаимную задолженность контрагентов. Акт сверки расчетов составляют на основании данных бухгалтерского учета сторон. В акте сверки расчетов указывают номера договоров и первичных документов, по которым возникли задолженности, а также суммы этих задолженностей с выделением НДС.

Акт сверки расчетов является вспомогательным документом бухгалтерского учета, в котором отражается состояние по расчетам между предприятиями. В акте взаимозачета, в отличие от акта сверки расчетов, стороны указывают, какая сумма задолженности считается погашенной.

Наиболее часто встречается на практике ошибка, когда предприятия торговли или общественного питания путают эти два совершенно разные документа. Отметим, что в случае подмены акта взаимозачета актом сверки расчетов для предприятия торговли или общественного питания могут наступить неблагоприятные налоговые последствия, то есть признание налоговыми органами взаимозачета ничтожным, а как следствие этого отсутствие оплаты им товаров (работ, услуг) и невозможность применить налоговые вычеты по НДС.

Важность акта сверки расчетов подтверждается судебной практикой, так как при рассмотрении хозяйственных споров суды уделяют большое внимание актам сверки расчетов. Так, согласно Постановлениям Президиума ВАС РФ от 29 июля 1997 г. N 2084/97 и от 8 июля 1997 г. N 1524/97, если спор между сторонами о сумме долга рассматривался без подписания акта сверки расчетов, то суд направляет дело на новое рассмотрение. Кроме того, акт сверки расчетов на основании Постановления Президиума ВАС РФ от 24 июня 1997 г. N 6029/96 и от 8 июля 1997 г. N 1845/97 является полноценным доказательством размера долга.

Таким образом, акт сверки расчетов необходимо составлять во всех случаях взаимозачета, поскольку он обезопасит предприятие торговли или общественного питания от неблагоприятных налоговых последствий.

Для обоснования применения налоговых вычетов по НДС при взаимозачете акт сверки расчетов используется в случае переплаты по одному договору в сторону недоплаты по другому, что представлено в следующем примере.

Пример 5 . Ресторан работает с магазином по договорам поставки. В течение месяца заключено два договора поставки продуктов питания. По одному из них магазин не выполнил обязательства. В течение этого месяца по договору 1 образовалась переплата, по договору 2 - недоплата.

Может ли ресторан зачесть НДС по продуктам питания, полученным по договору 2?

Какими бы ни были доверительными отношения между контрагентами (физическими, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями), проводить взаиморасчёты время от времени необходимо. Оформление акта сверки расчётов не свидетельствует о наличии у одной стороны подозрений относительно благонадёжности другой; это столь же будничная процедура, как или заполнение бланков . Злоупотреблять ею, разумеется, не стоит, иначе всё взаимодействие деловых партнёров сведётся к непрерывной обработке уже совершённых операций, но и пренебрегать возможностью подвести годовые или квартальные итоги и удостовериться в отсутствии задолженности было бы слегка безответственно.

Ниже будет рассказано, как правильно оформить акт сверки расчётов, а также где можно бесплатно скачать электронный бланк Excel и образец заполненного документа.

Что такое акт сверки расчётов и как его составить?

Акт взаимных расчётов - это бухгалтерский документ, относящийся к категории необязательных для оформления. В нём, как следует из названия, обе стороны проведённой сделки (например, поставки товара или купли-продажи других активов) приводят свои данные относительно общей стоимости операции. Если значения по каждой позиции (обычно в паре дебет-кредит) совпадают, дальнейших уточнений не требуется; в обратном случае любой из контрагентов или оба одновременно могут инициировать начало масштабных разбирательств, вплоть до подачи искового заявления в суд.

Важно : не существует единой формы акта сверки расчётов; в отличие от более значимых с правовой точки зрения документов, например , бумага может оформляться совершенно произвольно. Акт может быть заполнен на компьютере и распечатан на принтере (скачать бланк и готовый образец можно по приведённым далее ссылкам) или написан от руки; главное требование - удобочитаемость документа и соответствие внесённых в него данных реальному положению дел.

В настоящее время организации и частные предприниматели имеют право не заверять составленные ими бухгалтерские документы печатями и штампами: достаточно подписей ответственных лиц (главного бухгалтера, начальника отдела, директора предприятия и так далее).

Обычно акт сверки расчётов составляется специалистом бухгалтерского отдела; если такового в структуре не предусмотрено (это особенно актуально для индивидуальных предпринимателей), заполнить и заверить бланк может любой уполномоченный сотрудник, в том числе из приведённого выше списка.

Важно : не существует закона, указа или постановления, требующего «симметричности» подписавших документ лиц. Следовательно, с одной стороны это может быть главный бухгалтер, а с другой - управляющий директор; при условии достоверности их подписей документ будет иметь законную силу.

Последняя, впрочем, может быть поставлена под сомнение в ходе судебных разбирательств, если оба или один из контрагентов всё же решили не проставлять на документе оттиски печатей или штампов. Устоявшейся судебной практики по данному вопросу не существует: вполне может случиться, что сторонам спора, и так вынужденным терять время в попытках доказать свою правоту, в дополнение придётся оспаривать решение суда касательно юридической силы предъявленного акта взаимных расчётов. Не нужно жалеть усилий: вовремя поставленный оттиск поможет в дальнейшем ускорить процесс.

Не существует требований и к формату листа, на котором будет составлен акт. Рациональнее всего использовать стандартный, А4: в таком случае все заголовки бланка (скачать его можно по ссылке ниже) и внесённые данные будут отчётливо видны; кроме того, стандартный формат даёт сторонам возможность поставить полноценную, хорошо читаемую подпись.

Особенности оформления и использования документа:

1. Акт взаимных расчётов составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Как нетрудно догадаться, по завершении сверки у каждой стороны остаётся свой экземпляр с подписью контрагента.
2. По составлении акт распечатывается, подписывается уполномоченным лицом и отсылается второй стороне контакта. Та в свою очередь производит расчёты на основании имеющихся у неё данных и, если итоги совпадают, подписывает оба экземпляра, после чего возвращает один организации-составителю.
3. С целью ускорить процесс юридическое лицо, являющееся автором документа, может указать в сопроводительном письме сроки, в которые его необходимо возвратить.
4. Правильно оформленный и подписанный представителями обеих сторон (ещё лучше - заверенный печатями) акт сверки расчётов может служить основанием для прерывания срока исковой давности, составляющего три года. Если в течение этого времени один из контрагентов направил другому указанный документ, а тот подписал его, срок давности начинает отсчитываться снова.

Порядок заполнения акта взаимных расчётов:

1. В заголовке необходимо указать:
   • наименование документа («Акт сверки», «Акт взаиморасчётов» и так далее);
   • отчётный период (неделя, месяц, год и так далее; например, «30 октября 2017 года - 30 ноября 2018 года»);
   • полные наименования контрагентов (при необходимости можно использовать официальные сокращённые названия), обычно в последовательности поставщик услуги - потребитель;
   • номер и дату заключения договора, ставшего основанием для составления акта.
2. В графы таблицы, разделённой на две одинаковые части для каждой из сторон, заносят следующие данные:
   • дату приходно-расходной операции (не сверки);
   • дебет и кредит (естественно, что у контрагентов они находятся в противоположных ячейках);
   • общий оборот за указанный период (одно число);
   • сальдо.

Важно: все указанные данные должны полностью совпадать; иначе контрагент, недополучивший денежные средства, может настаивать на дополнительной проверке или сразу обратиться с заявлением в суд.

1. Под таблицей нужно указать текущую задолженность по результатам каждой стороны - разумеется, эти значения также должны быть идентичны. Если задолженность отсутствует, необходимо сделать соответствующую запись.
2. Заключительный раздел - подписи ответственных лиц и, по возможности, печати или штампы организаций-контрагентов.

Совет : для придания документу большей с точки зрения отечественного судопроизводства юридической силы он должен быть подписан руководителями компаний (директорами, управляющими и так далее). Это условие не является обязательным, но способно упростить дальнейшие разбирательства между сторонами.

Акт сверки расчётов — бланк (скачать бесплатно)

Бесплатно скачать бланк акта взаимных расчётов можно по ссылке выше. Документ полностью готов к заполнению; открыть и редактировать его можно с помощью любой программы для работы с электронными таблицами - например, MS Excel.

Образец акта сверки взаимных расчётов — скачать бесплатно

Ознакомиться с образцом заполнения акта сверки расчётов можно, скачав готовый документ по ссылке выше. Электронная форма полностью редактируема.

Подводим итоги

Акт взаимных расчётов - необязательный документ, составляемый по желанию одной из сторон сделки. Его можно оформлять как на компьютере, скачав готовый бланк и ознакомившись с образцом, так и от руки на листе формата А4. Документ должен быть хорошо читаем, заверен подписями ответственных лиц и печатями или штампами контрагентов (в идеале).

Данные сторон в обеих частях таблицы акта должны совпадать; в обратном случае пострадавшей стороне необходимо требовать перепроверки или обращаться за взысканием задолженности в суд, приложив в качестве доказательства указанный документ.

Чтобы не допустить ошибок во взаиморасчетах, предприниматели составляют акт сверки по итогам очередного этапа сотрудничества. Заполненный бланк акта сверки взаиморасчетов позволяет контрагентам согласовать платежи и понять, существует ли задолженность.

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов

Акты сверки составляется бухгалтерской службой предприятия в двух экземплярах, визируется печатями (при наличии) и подписями главного бухгалтера и руководителя, а затем направляется в соответствующую службу контрагента. Бухгалтерия контрагента, получив образец акта сверки взаиморасчетов, проверяет реестр всех операций, содержащийся в документе, а затем вносит собственные данные в форму. Готовый документ направляется партнеру, который инициировал сверку.

Сверка расчетов с партнером может производиться как по какому-либо конкретному договору (счету-фактуре, поставке), так и в целом по всем коммерческим отношениям с данным контрагентом за определенный период. Обязанность применения актов сверки взаиморасчетов, а также периодичность проведения расчетов с контрагентами какими-либо нормативно-правовыми документами не устанавливаются, тем не менее такие акты постоянно используются в деловом документообороте.

Акт сверки взаимных расчетов пригодится для решения следующих вопросов:

• найти ошибку в расчетах с контрагентом;
• урегулировать разногласия с контрагентом по поводу задолженности;
• косвенно подтвердить, что денежных претензий ни у кого из сторон нет;
• доказать, что должник признал долг;
• провести зачет встречных однородных требований.

В бухгалтерии акт нужен, чтобы провести инвентаризацию расчетов, а также выявить безнадежные долги и списать их.

В нашем онлайн-сервисе вы можете заполнить и скачать бланк акта сверки взаиморасчетов – работа над документом не займет больше нескольких минут.

Коммерческая деятельность предприятий основана на партнерских отношениях. Для учета взаимных расчетов по хозяйственным договорам предусмотрена сверка расчетов.

Кроме сторон, участников партнерских отношений, сверка может проводится с учреждениями муниципальных служб и органами контроля – ИФНС, фондами.

Основные принципы процесса сверки

Документ оформляется в виде акта и приобретает юридическую силу при подтверждении данных сторонами. Сверка проводится на конкретную учетную дату и за период, выбранный произвольно или по договоренности сторон.

При составлении акта для вывода остатка долга преимущественно принимается отчетная дата :

1. Конец или начало календарного года. Данные могут отличаться показателями сальдо при наличии событий после отчетной даты.
2. Последний день месяца или квартала.

По желанию сторон или при необходимости (например, проведении инвентаризации) сверить данные расчетов можно на любую дату взаимной деятельности предприятий.

Документ составляется в двух экземплярах по одному для каждой из сторон. Акт может занимать объем более страницы и быть сформирован по контрагенту или одному договору.

В ряде случаев порядок проведения сверок закреплен в хозяйственном договоре, заключаемого партнерами. При возникновении имущественных претензий и решении их в порядке арбитража включение положения о сверке позволяет опираться на данные акта при подаче иска в судебную инстанцию.

Сторонами оговариваются :

1. Форма бланка и периодичность проведения сверок.
2. Инициативность и порядок обмена данными. Сверка может быть инициирована любой из сторон.
3. Сроки представления документа и форма устранения разногласий.

Практика проведения сверок преимущественно используется для долгосрочных договоров. При заключении соглашения на одну поставку сверка может быть проведена после погашения задолженности для исключения претензий сторон.Об

Понятие и назначение данного акта

Цель составления акта сверки – подтверждение задолженности контрагентов или отсутствие долга на конец учетного периода.

Форма содержит данные о произведенной отгрузке, поступлении ТМЦ, оказании услуг и осуществленных оплатах в указанном периоде. На начало периода и его конец выводится сальдо по дебету или кредиту счета.

Акт сверки используется в операциях :

1. Подготовки данных к сдаче отчетности. При проведении инвентаризаций перед сдачей годовой отчетности сверка является необходимой процедурой.
2. Получения подробной информации о документах поставки, оказания услуг, платежей контрагента. В ряде случаев расхождение данных можно выявить по показателям первичной документации.
3. Признания долга. Стороны, подписывая документ, подтверждают данные сверки.
4. Прерывания срока исковой давности по расчетам. При подаче иска в суд срок может определен от даты проведения сверки. Для придания юридической силы составление акта производится до дня истечения срока законного требования долга. На законодательном уровне порядок прерывания искового периода закреплен в ст. 203 ГК РФ.
5. Формирования конкурсной массы в порядке процедуры банкротства. По результатам сверок кредиторы предъявляют претензии к должнику. Неподтвержденная своевременно задолженность лишает возможности истребовать погашения претензий после формирования конкурсной массы.
6. Реорганизации предприятия – присоединения, объединения, ликвидации. Особое значение проведение сверки приобретает акт при закрытии компании.

После проведения сверки и подтверждения долга стороны договариваются о его погашении.

Форма написания данного документа

Законодательно разработанная форма бланка сверки отсутствует. Предприятие может применить бланк, разработанный самостоятельно или использовать форму, предоставляемую бухгалтерскими программами.

При ведении учета в электронном виде данные сверки получают автоматически, выбрав расчетный период и контрагента. Форма акта может быть согласована между партнерами и включена в состав приложений к договору.

Документ должен состоять из шапки, 2-х табличных частей, каждая из которых заполняется контрагентами и заключительной части. При правильном заполнении данных показатели зеркально симметричны. Данные по дебету одного предприятия должны соответствовать кредиту второго контрагента.

Порядок написания и заполнения

Документ о сверке должен содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать стороны и получить информацию о состоянии расчетов между контрагентами.

В акте указываются :

1. Наименования предприятий.
2. Регистрационные номера – , (не обязательно). Актуально для предприятий, имеющих распространенные наименования.
3. Период проведения сверки.
4. Сальдо, выведенное на начало срока.
5. Данные произведенных работ, оказанных услуг отгруженных товаров и оплаты, разнесенных сторонами с указанием номеров и дат первичных документов. Документ должен содержать корректировки – накладные возврата, уточненные данные контрагентов, подтвержденные сторонами.
6. Сальдо конца периода. Показатель выводится каждой из сторон в цифровом и текстовом виде. Остаток конца периода – важный показатель сверки, для получения которого часто проводится процедура.

В случае обнаружения расхождений под табличной частью компания вносить собственные данные.

Отличия данных не всегда вызваны ошибкой. Даты отгрузки и оприходования ТМЦ в большинстве случаев у контрагентов не совпадают.

Документ подписывает каждая из сторон с расшифровкой данных ответственного лица – должности, представляемого предприятия, фамилии, инициалов.

Правила оформления

Составление актов сверки входит в обязанности работников бухгалтерии.

Документ должен быть утвержден в положении о документообороте предприятия, прилагаемый к учетной политике. Для проведения сверок на предприятии назначается ответственное лицо.

Акт сверки является формой внешнего документооборота. При необходимости выверить данные между предприятиями документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Форма используется в текущем документообороте и не применяется для третьих пользователей.

Если документ предназначен для представления в судебные инстанции, требуется заверение данных руководителем предприятий. Равнозначность подписи имеют лица, замещающие руководителя на основании приказа или оформленной доверенности. Подпись ответственного лица удостоверяется печатью.

Правила учета и хранения

Учет актов сверки производится аналогично прочим бухгалтерским документам первичного учета.

Предприятие может самостоятельно определить порядок архивации актов и систематизацию их по периодам. Максимальный срок хранения для актов – 5 лет. (ФЗ «О бухгалтерском учете»). По окончании периода документы подлежат утилизации.

Заполнение акта сверки взаиморасчетов между между контрагентами представлено ниже в инструкции.